La presente informativa contiene le informazioni rese ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“GDPR”) dalla Società (come di seguito definita), in qualità di titolare del trattamento, ai soggetti che hanno acquistato, richiesto o fruito di servizi e/o prodotti dalla stessa commercializzati (nel seguito, il “Cliente”).

Per “Società”, titolare del trattamento, deve intendersi Boardnotes s.r.l., società con sede legale in Via Antonio Caccia, 35 – 33100 Udine (UD) che ha stipulato con il Cliente il contratto per l’utilizzo dei servizi o delle soluzioni della piattaforma web Fasteasymoc (nel seguito, il “Contratto”). La Società titolare del trattamento può essere contattata secondo le modalità previste nella presente informativa (e in particolare all’articolo 8, “Quali sono i diritti dell’interessato”).

1. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

La Società è titolare del trattamento dei dati personali del Cliente trattati in collegamento con il Contratto. I dati personali del Cliente che la Società raccoglie in relazione alla gestione del rapporto contrattuale e nelle eventuali fasi precontrattuali possono essere forniti direttamente dal Cliente o acquisiti da fonti pubbliche. In particolare, i dati personali trattati dalla Società comprendono, in via esemplificativa e non esaustiva, i nominativi, le qualifiche, i numeri di telefono, codice fiscale, dati di pagamento e bancari, eventualmente la ragione sociale e gli indirizzi di posta elettronica di persone fisiche e di rappresentati legali del Cliente. Le informazioni del Cliente acquisite da fonti pubbliche comprendono ad esempio i dati dei rappresentanti e procuratori o ai bilanci o all’affidamento della clientela che vengono raccolte tramite ad esempio le Camere di Commercio o i servizi di informazione commerciale. Le categorie di dati personali del Cliente sopra indicate sono congiuntamente definite i “Dati”.

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati del Cliente sono trattati dalla Società con strumenti manuali e mediante strumenti informatici, per le seguenti finalità:

a) l’esecuzione di obblighi strettamente connessi all’instaurazione, gestione ed esecuzione del Contratto, ivi compresa la gestione del rapporto pre-contrattuale, la gestione amministrativa e contabile del Contratto, la gestione dei relativi pagamenti e delle fatture, la fornitura dei servizi oggetto del Contratto e la gestione dei servizi di supporto connessi allo stesso; e

b) l’adempimento di obblighi derivanti dalla legge, regolamenti o normativa comunitaria (es. obblighi fiscali e contabili);

(le finalità sopra elencate sono congiuntamente definite le “Finalità Contrattuali”)

c) per l’analisi e il miglioramento dei servizi offerti attraverso il Contratto;

d) per far valere e difendere i propri diritti, anche nell’ambito di procedure di recupero crediti, anche attraverso terze parti;

e) per portare a termine una potenziale fusione, cessione di beni, cessione d’azienda o di ramo d’azienda divulgando e trasferendo i Dati alla/e terza/e parte/i coinvolta/e;

(le finalità di cui alle lettere da c) ad e) sono congiuntamente definite le “Finalità di Legittimo Interesse di Business”)

f) per inviare, ai sensi dell’articolo 130 del Decreto Legislativo 196/2003 (il “Codice Privacy”), comunicazioni di marketing su servizi o prodotti analoghi a quelli oggetto del Contratto, tramite e-mail, fermo restando che, in qualsiasi momento, l’Interessato avrà la possibilità di opporsi all’invio di tali comunicazioni;

g) fermo restando quanto indicato alla precedente lettera f), per inviare – previo consenso dell’Interessato – comunicazioni di marketing relative ai prodotti e servizi offerti dalla Società, condurre ricerche di mercato o altre iniziative di customer satisfaction sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione automatizzati quali email, chat, SMS, MMS, videochiamata, chiamata automatica, instant message, chatbote altri strumenti di comunicazione a distanza;

h) fermo restando quanto indicato alla successiva lettera i), per eseguire, con il previo consenso del Cliente, un’analisi delle preferenze, attività e abitudini di spesa del Cliente, al fine di inviare le comunicazioni di marketing sopra indicate.

(le finalità di cui alle lettere da f) a h) sono congiuntamente definite le “Finalità di Marketing”);

i) per eseguire attività di segmentazione dei Clienti, a cui è possibile inviare comunicazioni per Finalità di Marketing sulla base di quanto indicato nella presente informativa, basate su categorie non invasive di appartenenza, quali tra gli altri, la categoria professionale di appartenenza, la città/provincia/regione in cui ha sede, la tipologia di prodotto o di servizio acquistato.

(la finalità di cui alla lettera i) è definita “Finalità di Legittimo Interesse di Marketing”).

3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali data la sua essenzialità al fine di:

• dare esecuzione al Contratto con riferimento alla fornitura dei servizi richiesti relativamente ai casi di cui alla Sezione 2, lettera a); e
• adeguarsi alle disposizioni di cui alla normativa applicabile come previsto dalla Sezione2, lettera b).

Qualora il cliente non fornisse i dati necessari per le finalità contrattuali, non sarà possibile procedere alla stipula del contratto da parte delle società.

Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse di Business è effettuato ai sensi dell’articolo 6, lettera f) del GDPR per il perseguimento del legittimo interesse della Società che è equamente bilanciato con l’interesse legittimo dell’Interessato, in quanto l’attività di trattamento dei Dati è limitata a quanto strettamente necessario per l’esecuzione delle attività sopra indicate e unicamente nei casi in cui la medesima finalità non possa essere perseguita tramite il trattamento di dati aggregati o anonimizzati. Il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di Business non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui alla presente informativa, ma qualora si opponesse a detto trattamento i Dati dell’Interessato non potranno essere utilizzati per Finalità di Legittimo Interesse di Business, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del GDPR.

Il trattamento dei Dati per Finalità di Marketing è basato:

• per quanto riguarda il trattamento di cui alla Sezione 2 lettera f), sull’articolo 130 del Codice Privacy a cui l’Interessato potrà opporsi al momento della raccolta dei dati e in ogni successiva comunicazione;
• per quanto riguarda il trattamento di cui alla Sezione 2, lettere da g) a h), sul consenso del Cliente.

Il trattamento dei dati per Finalità di Marketing non è obbligatorio. Pertanto in caso di opposizione all’invio di comunicazioni di marketing o di rifiuto a fornire il relativo consenso, quando richiesto, o di revoca dello stesso secondo le modalità previste dalla presente informativa privacy il Cliente non riceverà le comunicazioni di marketing.

Infine, il trattamento dei Dati per Finalità di Legittimo Interesse di Marketing è funzionale al perseguimento di un legittimo interesse della Società adeguatamente contemperato con gli interessi dell’Interessato alla luce dei limiti indicati nella Sezione 2 lettera j). Anche in tal caso il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse di Marketing non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi con le modalità di cui alla presente informativa. Tuttavia, qualora l’Interessato si opponesse a detto trattamento i Dati dell’Interessato non potranno essere utilizzati per Finalità di Legittimo Interesse di Marketing, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti. Nel caso in cui l’Interessato desiderasse ottenere maggiori informazioni circa le attività di bilanciamento degli interessi, diritti e libertà, può contattare in ogni momento la Società secondo le modalità indicate in questa informativa.

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati sono trattati dalla Società con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelandola riservatezza dell’Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

5. CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati sono conservati per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti. In ogni caso, i seguenti termini di conservazione si applicheranno con riferimento ai trattamenti dei Dati per le finalità riportate di seguito:

1. per le Finalità Contrattuali e di Legittimo Interesse di Business, i Dati vengono conservati per un periodo pari alla durata del Contratto (ivi inclusi eventuali rinnovi) e peri 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
2. per le Finalità di Marketing di cui alla Sezione 2, lettere g) e h) e per la Finalità di Legittimo Interesse di Marketing, i Dati vengono conservati per la durata del Contratto e un periodo di 24 mesi successivi all’ultimo contatto con il Cliente da intendersi, tra gli altri, la partecipazione ad un evento della Società, la fruizione di un prodotto o servizio fornito dalla Società o l’apertura di una newsletter (congiuntamente definiti l'”Ultimo Contatto”);
3. per la Finalità di Marketing di cui alla Sezione 2, lettera h), i Dati vengono conservati per un periodo di 12 mesi dalla registrazione;

6. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

Per le Finalità Contrattuali, i Dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi che svolgono attività funzionali a quelli di cui al Contratto situati all’interno e all’esterno dell’Unione Europea: 

1. terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per la Società con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, 
2. società del gruppo di cui la Società è parte, 
3. nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di partner commerciali, la Società potrà condividere alcuni Dati con i propri distributori, reseller e i partner facenti parte della catena di distribuzione dei prodotti e servizi; 
4. soggetti ed autorità il cui diritto di accesso ai Dati Personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.

Per le Finalità di Legittimo Interesse di Business, i Dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, situati all’interno e all’esterno dell’Unione Europea: 

1. terzi fornitori di servizi di assistenza e di consulenza per la Società con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, 
2. società del gruppo di cui la Società è parte, 
3. potenziali acquirenti della Società ed entità risultati dalla fusione ogni altra forma di trasformazione riguardante la Società, 
4. autorità competenti.

Per le Finalità di Marketing e per le Finalità di Legittimo Interesse di Marketing, i Dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, situati all’interno e all’esterno dell’Unione Europea:

1. terzi incaricati del trattamento dei dati personali fornitori di servizi di assistenza e consulenza per la Società con riferimento alle attività di invio delle comunicazioni marketing;
2. società del gruppo di cui la Società è parte.

Tali destinatari trattano i dati dei Clienti in qualità di titolari, responsabili o in caricati del trattamento a seconda delle circostanze.

La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i Dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Responsabile per la Protezione dei Dati.

7. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

I Dati potranno essere liberamente trasferiti fuori dal territorio nazionale a Paesi situati nell’Unione europea, ma potrebbero essere trasferiti anche al di fuori dell’Unione europea e in particolare negli Stati Uniti. Con riferimento ai trasferimenti al di fuori del territorio dell’Unione europea verso Paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea, la Società adotta le misure di sicurezza adatte ed appropriate per proteggere i Dati degli Interessati. Conseguentemente l’eventuale trasferimento dei Dati in Paesi situati al di fuori dell’Unione europea avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, come le clausole contrattuali tipo di protezione dei dati, ai sensi della normativa applicabile e in particolare degli articoli 45e 46del GDPR .Nel caso in cui l’Interessato desideri ricevere ulteriori informazioni in merito alle garanzie in essere e richiedere una copia delle stesse, può contattare il Responsabile della Protezione dei dati secondo le modalità indicate nella presente informativa.

8. QUALI SONO I DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione al trattamento dei Dati descritto in questa informativa, l’Interessato può esercitare in ogni momento, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21), ivi inclusi:

• ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi a sè stesso o ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti l’Interessato può rivolgersi al Responsabile per della Protezione dei Dati inviando la sua richiesta all’indirizzo info@boardnotes.it, oppure indirizzando la comunicazione via posta a:

Boardnotes s.r.l.

Via Antonio Caccia 35 

33100 Udine

c.a.: Responsabile della Protezione dei Dati

Nel contattare la Società, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la sua richiesta possa essere gestita correttamente.

9. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

La presente informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, che saranno notificate in anticipo ai Clienti.